¿La automatización ayuda o mata?
La automatización se ha convertido en un factor clave para el éxito en cualquier industria. Sin embargo, la transición de los procesos manuales a los automatizados pueden ser abrumadores si no se realizan correctamente. En este artículo, quiero compartir algunos consejos prácticos que me han resultado en los cientos de automatizaciones que he realizado, y sobre cómo automatizar tus procesos sin perder el control ni generar más caos del que estás intentando evitar.
Los más importante antes de automatizar cualquier proceso es definir claramente tus objetivos, es esencial que entiendas que es lo que quiere lograr, debes de desarrollar una serie de preguntas que ayuden a identificar el objetivo de esta automatización, como, por ejemplo: ¿buscas ahorrar tiempo? ¿Mejorar la precisión? ¿Reducir costos? Tener una visión clara te permitirá enfocarte en las herramientas y procesos adecuados.
Luego de que logres tener claros tus objetivos te recomiendo que empieces con procesos simples, no trates de automatizar todo de una vez, comienza con las tareas más repetitivas y simples que no requieren mayor intervención humana, como la gestión de correos electrónicos, generación de reportes, esto permitirá que entiendas y te acostumbres a las automatizaciones sin sentir que todo tu proceso se hizo incontrolable.
Paralelo a todo esto debes dedicarle mucho tiempo a la investigación para lograr elegir las herramientas adecuadas o contratar a un experto que te ayude con esta laboriosa tarea, lo más recomendado es contratar a un experto, ya que hoy en día hay muchas herramientas disponibles, pero elegir la correcta puede ser complicado, por que para cada necesidad existen un numero enorme de herramientas que hacen los mismo o muy parecido, y no solo ese sería el reto, luego de encontrar las herramientas adecuadas viene la integración entre ellas y es aquí donde la mayoría de las personas que están intentando automatizar tiran la toalla, por que comienzan a desvirtuar su objetivo para adaptar el proceso a la herramienta y no la herramienta al proceso, brincando de reportes exportados en Excel para subir la información a otras herramientas o haciendo cualquier cantidad de cosas que de automatización no tienen nada, una de las herramientas que yo mas recomiendo que logra tener soluciones para casi todas las necesidades y con una facilidad de integración bastante buena, es Zoho, esta una suite de aplicaciones basadas en la nube que ofrece herramientas para gestionar y automatizar diferentes aspectos de un negocio. Estas aplicaciones abarcan una amplia variedad de áreas, desde la gestión de relaciones con clientes (CRM) hasta la contabilidad, el marketing, la colaboración y la productividad. Es muy popular por su enfoque todo-en-uno, lo que significa que puedes encontrar múltiples herramientas que se integran entre sí dentro de la misma plataforma.
Otro punto importante es involucrar a tu equipo y capacitarlo, integralos desde el comienzo, comparte las preguntas que aclaran los objetivos, entrevistalos y cuenta les las ideas de como la automatización los ayudara, porque si no verán al proceso automatizado como el rival que viene a dejarlos sin sus empleos, creerán que si te dan una buena idea de cómo mejorarlo será su final, y allí encontraras un resistencia que entorpecerá el flujo del mismo, es igual de importante que una vez que tengas el proceso automatizado capacites al personal de cómo funciona y que benéficos de información rapidez y eficacia tiene, recuerda que debes hacer un análisis de la capacidades de tu personal, esto es importante para el futuro, ya que he visto procesos increíblemente efectivos fallar porque alguien del personal no posee las capacidades suficientes para sacarle provecho y esto lleva a que esa automatización no sea usada llevándola a desaparecer.
Automatizar no es un proceso único y estático. Es fundamental probar los procesos y ajustarlos según sea necesario. No te asustes si algo no sale perfecto al principio. La clave está en aprender, iterar y mejorar continuamente, y si la automatización puede hacer mucho por ti, pero hay que generar espacios para la supervisión humana, establece mecanismos de control para asegurarte de que todo va bien y siempre mantén la opción de intervenir si es necesario.
La automatización no tiene que ser una pesadilla, solo debes saber abordarla con una planificación cuidadosa, herramientas adecuadas y un enfoque continuo, de transformación dirigido a la mejora de la eficacia de tus procesos y de tu negocio, sin sacrificar el control. ¡la clave es hacerlo de una manera estratégica y paulatina!
